Συμβάσεις διαχείρισης εγκαταστάσεων: Λίγα πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε

ΠΗΓΗ

(Σ.Σ.: To άρθρο αφορά την οπτική γωνία που ενδεχομένως να έχει, ένας εργοδότης προς εταιρεία Facility Management πριν επισυναπτεί η σύμβαση έργου)
Είτε πρόκειται για αεροδρόμιο, βιομηχανική εγκατάσταση, σταθμό παραγωγής ηλεκτρικής ενέργειας, νοσοκομείο, εμπορικό πύργο, οικιστικό έργο ή οποιοδήποτε άλλο περιουσιακό στοιχείο, για να διατηρήσει την αξία του ένα έργο, πρέπει να είναι ελκυστικό για τους χρήστες του και να λειτουργεί όπως προβλέπεται, πρέπει να λειτουργεί και να συντηρείται σωστά. Αυτό συνήθως γίνεται μέσω του διορισμού διαχειριστή εγκαταστάσεων ή εταιρείας Facility Management, βάσει μιας σύμβασης.

Ανεξάρτητα από το είδος της εγκατάστασης, είναι σημαντικό να διασφαλιστεί ότι η σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων περιέχει ορισμένες βασικές διατάξεις για να διασφαλιστεί ότι εκπληρώνει σωστά τον απαιτούμενο σκοπό της.

Πεδίο εφαρμογής των υπηρεσιών και οι συνέπειες παραβιάσεων

Ο πρωταρχικός κανόνας για οποιαδήποτε σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων είναι ότι το ακριβές πεδίο εφαρμογής των υπηρεσιών που πρέπει να εκτελούνται από τον πάροχο υπηρεσιών, καθορίζεται σαφώς στη σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων (συνήθως σε πρόγραμμα), μαζί με τους σχετικούς βασικούς δείκτες απόδοσης (ή KPIs) που πρέπει να επιτύχει ο πάροχος υπηρεσιών.

Τέτοιοι KPI θα πρέπει να είναι έξυπνοι – συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, επιτεύξιμοι, σχετικοί και βάσει χρόνου. Πρέπει να καθοριστούν με σαφήνεια και να μπορούν να αξιολογηθούν αντικειμενικά.

Συνήθως ο πάροχος υπηρεσιών υποχρεούται να υποβάλει στον εργοδότη ένα «σχέδιο εργασίας» το οποίο δείχνει πώς ο πάροχος υπηρεσιών θα εκπληρώνει τις υπηρεσίες διαχείρισης εγκαταστάσεων και θα ικανοποιεί (αν δεν υπερβαίνει) τους δείκτες απόδοσης. Το πρόγραμμα εργασίας θα πρέπει να είναι ένα «ζωντανό έγγραφο» και επομένως θα πρέπει να υπόκειται σε περιοδική αναθεώρηση και βελτίωση.

Οι KPIs πρέπει να αντιμετωπίζουν τις θεμελιώδεις απαιτήσεις των υπηρεσιών διαχείρισης εγκαταστάσεων και να εστιάζουν συχνά σε πράγματα όπως η διαθεσιμότητα, οι χρόνοι απόκρισης καθώς και η συνολική ποιότητα των υπηρεσιών. Ωστόσο, το ακριβές πεδίο εφαρμογής αυτών των απαιτήσεων πρέπει να προσαρμοστεί κατά περίπτωση.

Για να διασφαλιστεί η ευθύνη ενός σημείου, είναι σημαντικό ο πάροχος υπηρεσιών να εγγυάται ότι έχει πραγματοποιήσει όλες τις εύλογες έρευνες και επιθεωρήσεις του περιουσιακού στοιχείου και ότι το περιουσιακό στοιχείο μπορεί να διαχειριστεί σύμφωνα με τα πρότυπα που καθορίζονται από τη σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων. Αυτό θα εξαλείψει τον κίνδυνο του παρόχου υπηρεσιών να επιδιώξει να κατηγορήσει τον εργολάβο για τυχόν ελλείψεις στις υπηρεσίες διαχείρισης εγκαταστάσεων.

Από πρακτική άποψη, πολύ καλή ιδέα είναι η επιθεώρηση πριν την ανάληψη του περιουσιακού στοιχείου πριν από την ανάληψη και να παρακολουθήσει οποιεσδήποτε δοκιμές μετά την ολοκλήρωση της σύμβασης κατασκευής.

Ποινικές ρήτρες

Προκειμένου να παρακινηθεί ο πάροχος υπηρεσιών να συμμορφωθεί με τους KPI, συνηθίζεται να επιβάλλονται οικονομικές κυρώσεις εάν δεν πληρούνται οι σχετικές απαιτήσεις, ενώ ενδέχεται να υπάρχουν μπόνους σε περίπτωση υπέρβασης των KPI (ιδιαίτερα εάν αυτό θα αποφέρει οικονομικό όφελος στον εργοδότη ).

Πρέπει να δοθεί προσεκτική σκέψη σε οποιοδήποτε καθεστώς κυρώσεων, ειδικά από πρακτική σκοπιά και λαμβάνοντας υπόψη τα ειδικά χαρακτηριστικά του έργου. Για παράδειγμα, μια διακοπή υπηρεσίας που συμβαίνει σε ώρες μη αιχμής μπορεί να έχει πολύ μικρότερο αντίκτυπο από ό, τι θα συνέβαινε εάν η διακοπή συνέβαινε κατά τις ώρες αιχμής, οπότε το καθεστώς ποινής θα πρέπει να το αντικατοπτρίζει αυτό.

Επιπλέον, πρέπει να λαμβάνεται μέριμνα κατά τον καθορισμό του ύψους των τυχόν κυρώσεων (τις οποίες ο εργοδότης θα πρέπει να μπορεί να ανακτήσει χωρίς καμία ανάγκη να διαπιστώσει οποιαδήποτε απώλεια). Πρέπει να επιτευχθεί ισορροπία μεταξύ της επιβολής οικονομικών κυρώσεων που είναι αρκετά σημαντικές για να παρακινήσουν τον πάροχο υπηρεσιών να εκπληρώσει σωστά τις υποχρεώσεις του βάσει της σύμβασης διαχείρισης εγκαταστάσεων, αλλά οι οποίες δεν είναι υπερβολικά επαχθείς. Πράγματι, η επιβολή αυστηρών κυρώσεων μπορεί να είναι αντιπαραγωγική καθώς μπορεί να βλάψει τις εμπορικές σχέσεις και μπορεί να βλάψει τη ροή μετρητών του παρόχου υπηρεσιών και, συνεπώς, την ικανότητά του να παρέχει επαρκώς τις υπηρεσίες διαχείρισης εγκαταστάσεων.

Για να διευκολυνθεί η ανάκτηση των χρηματικών ποινών, θα ήταν συνηθισμένο ένας εργοδότης να επιμείνει να έχει σαφές δικαίωμα συμψηφισμού κυρώσεων από μεταγενέστερες πληρωμές που θα γίνουν στον πάροχο υπηρεσιών. Ο εργοδότης μπορεί επίσης να επιθυμεί να έχει τη δυνατότητα να πραγματοποιήσει κλήση σε οποιοδήποτε ομόλογο απόδοσης που παρέχεται από τον πάροχο υπηρεσιών (ιδιαίτερα εάν το εκκρεμές πρόστιμο υπερβαίνει ένα ορισμένο όριο).

Δικαιώματα καταγγελίας

Ενώ οι περισσότερες εμπορικές συμφωνίες προβλέπουν δικαιώματα καταγγελίας σε περίπτωση «ουσιαστικών» παραβιάσεων της σύμβασης, το τι συνιστά ουσιαστική παράβαση μπορεί να είναι ασαφές. Στο πλαίσιο των συμβάσεων διαχείρισης εγκαταστάσεων, αυτή η αβεβαιότητα μπορεί να παρακαμφθεί δηλώνοντας ότι ενεργοποιείται ένας λόγος καταγγελίας σε περίπτωση συγκεκριμένων παραβιάσεων του καθεστώτος KPI.

Για παράδειγμα, μπορεί να γίνει επίκληση του δικαιώματος τερματισμού εάν οι οικονομικές κυρώσεις που επιβάλλονται για μη ικανοποίηση των KPI υπερβαίνουν ένα καθορισμένο όριο, καθώς αυτό είναι ενδεικτικό της σταθερής κακής απόδοσης ή εάν προκύψει «θεμελιώδης» παραβίαση (δηλ. Εάν υπάρχει πλήρης διακοπή για μια σημαντική αλλά καθορισμένη χρονική περίοδο).

Εκτός από την καταγγελία της σύμβασης διαχείρισης εγκαταστάσεων σύμφωνα με το καθεστώς KPI, οι συμβάσεις διαχείρισης εγκαταστάσεων θα πρέπει επίσης να περιέχουν συνήθεις λόγους καταγγελίας (συμπεριλαμβανομένων σε περίπτωση αφερεγγυότητας και παραβίασης οποιωνδήποτε νόμων κατά της διαφθοράς), ενώ ο εργοδότης μπορεί επίσης να επιθυμεί να έχει την ευελιξία να καταγγείλει τη σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων κατά την ευκολία της.

Ο τερματισμός για ευκολία θα πρέπει να θεωρείται ότι ο όρος των συμβάσεων διαχείρισης εγκαταστάσεων μπορεί να είναι σχετικά μεγάλος (δηλαδή 5 χρόνια δεν θα ήταν ασυνήθιστο), ενώ οι εμπορικές συνθήκες μπορούν να αλλάξουν γρήγορα. Στην πράξη, το δικαίωμα του εργοδότη να καταγγείλει μια σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων κατά την ευκολία του μπορεί να περιορίζεται σε καθορισμένες ώρες, για παράδειγμα την τρίτη επέτειο της ημερομηνίας της σύμβασης διαχείρισης εγκαταστάσεων.

Το εάν ο πάροχος υπηρεσιών θα είναι διατεθειμένος να συμφωνήσει σε ένα δικαίωμα καταγγελίας για ευκολία, θα καθοριστεί σε μεγάλο βαθμό από την αντίστοιχη διαπραγματευτική ισχύ του μέρους, καθώς και από τις πληρωμές αποζημίωσης στις οποίες ο πάροχος υπηρεσιών θα έχει το δικαίωμα εάν το δικαίωμα τερματισμού για ευκολία είναι μεταχειρισμένος. Το ζήτημα της απώλειας κέρδους είναι πιθανό να εμφανίζεται ιδιαίτερα σε τέτοιες διαπραγματεύσεις.

Παρακολούθηση της απόδοσης

Ανεξάρτητα από το πόσο καλά καταρτίζεται ένα καθεστώς KPI, το καθεστώς KPI θα έχει μικρή πρακτική σημασία, εκτός εάν η απόδοση του παρόχου υπηρεσιών μπορεί να παρακολουθείται και να αξιολογείται αποτελεσματικά.

Είναι επομένως ζωτικής σημασίας ο πάροχος υπηρεσιών να υποβάλλει τακτικές αναφορές (συνήθως σε μηνιαία βάση) στον εργοδότη σχετικά με την κατάσταση των υπηρεσιών διαχείρισης εγκαταστάσεων. Αυτές οι αναφορές θα πρέπει να περιλαμβάνουν λεπτομέρειες (και τους λόγους) για πράγματα όπως διακοπές λειτουργίας, ατυχήματα και παράπονα.

Οι μηνιαίες εκθέσεις πρέπει να συμπληρώνονται από τον εργοδότη που έχει σαφώς καθορισμένα δικαιώματα επιθεώρησης και ελέγχου (συμπεριλαμβανομένων των αρχείων των παρόχων υπηρεσιών, τα οποία επιβιώνουν από τον τερματισμό).

Προγραμματισμένη συντήρηση

Η φθορά είναι γεγονός της ζωής και επομένως είναι σημαντικό κάθε σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων να προβλέπει επαρκή πρόβλεψη για την προγραμματισμένη συντήρηση. Αυτό συνήθως εκτελείται σύμφωνα με ένα πρόγραμμα συντήρησης που έχει ήδη συμφωνηθεί από τον εργοδότη (συμπεριλαμβανομένου του πεδίου εφαρμογής και του κόστους).

Ο μηχανισμός KPI πρέπει να λαμβάνει υπόψη το προγραμματισμένο πρόγραμμα συντήρησης (το οποίο θα πρέπει να προκαλέσει όσο το δυνατόν λιγότερη διακοπή) και περιέχει κατάλληλες λύσεις. Ωστόσο, πρέπει να ληφθεί μέριμνα για να διασφαλιστεί ότι οι παραβιάσεις από τον πάροχο υπηρεσιών δεν χαρακτηρίζονται εσφαλμένα ως προγραμματισμένη συντήρηση, απαλλάσσοντας έτσι εσφαλμένα τον πάροχο υπηρεσιών από την ευθύνη.

Η σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων θα πρέπει επίσης να καθιστά σαφές εάν ο εργοδότης ή ο πάροχος υπηρεσιών είναι υπεύθυνος για την προμήθεια ανταλλακτικών. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν οποιοδήποτε απόθεμα ανταλλακτικών που παρέχεται από τον ανάδοχο του κτιρίου έχει διαλυθεί και τα ανταλλακτικά πρέπει να προμηθευτούν ανεξάρτητα. Συχνά θεωρείται ότι ο πάροχος υπηρεσιών είναι στην καλύτερη θέση να αποδεχθεί αυτήν την ευθύνη, οπότε η αμοιβή του παρόχου υπηρεσιών πρέπει να αντιμετωπίσει αυτό το ζήτημα.

Διεπαφή με τρίτα μέρη

Δεδομένου ότι οι συμβάσεις διαχείρισης εγκαταστάσεων αφορούν συνήθως λειτουργικά περιουσιακά στοιχεία και εγκαταστάσεις, είναι ζωτικής σημασίας η σύνταξη της σύμβασης διαχείρισης εγκαταστάσεων να καθιστά σαφές ότι ο πάροχος υπηρεσιών δεν πρέπει να καθυστερεί, να παρεμβαίνει ή να διαταράσσει την καθημερινή λειτουργία του περιουσιακού στοιχείου. Ο τρόπος διαχείρισης της αλληλεπίδρασης μεταξύ του παρόχου υπηρεσιών και άλλων εργολάβων στον ιστότοπο πρέπει να εξεταστεί και να τεκμηριωθεί.

Εάν κάποια τέτοια ρήτρα πρέπει να έχει νόημα, είναι σημαντικό ο πάροχος υπηρεσιών να γνωρίζει πλήρως την καθημερινή χρήση και λειτουργία του περιουσιακού στοιχείου και αυτό συνήθως σημαίνει ότι ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί σχετικές επαφές τρίτων στον πάροχο υπηρεσιών. Εάν ο εργοδότης πρόκειται να αποκαλύψει τυχόν συμβάσεις τρίτων, ο εργοδότης θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τυχόν διατάξεις εμπιστευτικότητας καθώς και την ανάγκη διαγραφής τυχόν εμπορικά ευαίσθητων πληροφοριών.

Διαδικασίες επιστροφής χρημάτων

Οι εργοδότες συνήθως αναθεωρούν περιοδικά συμβάσεις διαχείρισης εγκαταστάσεων, μεταξύ άλλων για να διασφαλίσουν ότι αποκτά τις πιο ανταγωνιστικές τιμές στην αγορά. Είναι επομένως σημαντικό να ληφθεί υπόψη η διάρκεια του όρου και ότι η σύμβαση διαχείρισης εγκαταστάσεων περιέχει μια σαφή διαδικασία παράδοσης, η οποία θα τεθεί σε λειτουργία εάν ο εργοδότης αποφασίσει να αλλάξει πάροχο υπηρεσιών.

Η διαδικασία παράδοσης θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα πρόγραμμα για τη μετάβαση του παρόχου υπηρεσιών από τη διαχείριση του περιουσιακού στοιχείου. Ο εξερχόμενος πάροχος υπηρεσιών ενδέχεται να χρειαστεί να παρέχει στον διάδοχό του κατάλληλη εκπαίδευση καθώς και άδεια χρήσης δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας για την εκτέλεση των υπηρεσιών διαχείρισης εγκαταστάσεων στο μέλλον.

Θα πρέπει επίσης να γίνει επιθεώρηση του περιουσιακού στοιχείου πριν από τη λήξη ή τη λήξη της σύμβασης διαχείρισης εγκαταστάσεων και ο πάροχος υπηρεσιών θα πρέπει να απαιτείται για την αποκατάσταση τυχόν ελαττωμάτων στο περιουσιακό στοιχείο που οφείλονται στην παραβίαση του παρόχου υπηρεσιών. Ο εργοδότης θα πρέπει να έχει το δικαίωμα να προσλάβει τρίτο μέρος για την αποκατάσταση τέτοιων ελαττωμάτων (με κόστος του φορέα παροχής υπηρεσιών) εάν ο πάροχος υπηρεσιών δεν διορθώσει επαρκώς αυτά τα ελαττώματα.

Άλλες διατάξεις

Παρόλο που οι προαναφερθείσες διατάξεις αποτελούν τον ακρογωνιαίο λίθο μιας αποτελεσματικής σύμβασης διαχείρισης εγκαταστάσεων, είναι σημαντικό να αντιμετωπίζονται σωστά άλλες θεμελιώδεις ρήτρες λαμβάνοντας υπόψη την εμπορική συμφωνία και τις προσαρμοσμένες διατάξεις για συμμόρφωση με τους σχετικούς νόμους της δικαιοδοσίας. Αυτά περιλαμβάνουν πράγματα όπως ασφάλιση, ανωτέρα βία, ασφάλεια απόδοσης, πληρωμή, υπεργολαβία και ρήτρες που αφορούν την αντίστοιχη ευθύνη των μερών.