5 συμβουλές για καλύτερη διαχείριση του προϋπολογισμού σας

Ένα από τα πιο δύσκολα καθήκοντα για κάθε διαχειριστή εγκαταστάσεων είναι ο προγραμματισμός και η διαχείριση του προϋπολογισμού. Η προσπάθεια απολογισμού των εξόδων στο χώρο εργασίας είναι πραγματικά ένας πονοκέφαλος. Παρ ‘όλα αυτά, είναι ένα που θα πρέπει να αντιμετωπίσετε κατά μέτωπο. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για την επίλυση προβλημάτων προϋπολογισμού:

1. Κοιτάξτε το κόστος

Η κατανόηση του τρόπου προϋπολογισμού για τη διαχείριση των εγκαταστάσεων ξεκινά με την κατανόηση των διαφόρων δαπανών για τη λειτουργία του χώρου εργασίας σας. Τα πάντα, από το κόστος συντήρησης έως τα έξοδα για τη συνήθη συντήρηση, επηρεάζουν το πόσο ξοδεύετε πάνω και πέρα από τη μίσθωση.

-Σταθερά και γνωστά κόστη

Ξεκινήστε υπολογίζοντας τα πάγια έξοδά σας. Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι πληρώνετε 12.000 ευρώ ετησίως για την διαχείριση πρασίνου, μπορείτε να το προγραμματίσετε ως σταθερό κόστος. Ομοίως, εάν έχετε πρόσβαση σε τιμές από προμηθευτές και συνεργάτες για προϊόντα και υπηρεσίες που θα αγοραστούν το επόμενο έτος, υπολογίστε αυτά ως γνωστά κόστη.

-Άγνωστο και απρόσμενο κόστος

Αυτό που είναι πιο δύσκολο να προγραμματίσετε είναι το απρόβλεπτο κόστος. Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να κάνετε το απρόσμενο πιο προβλέψιμο. Χρησιμοποιήστε ιστορικά δεδομένα για πράγματα όπως το κόστος συντήρησης ρουτίνας. Ανάλογα με την ποιότητα των αρχείων σας, δηλαδή πόσο καλά έχετε καταγράψει τα προηγούμενα συμβάντα, μπορείτε επίσης να εξετάσετε το κόστος των προηγούμενων ετών και να το αντιστοιχίσετε με τις δαπάνες που μπορεί να αντιμετωπίσετε.

-Εφάπαξ και εποχικό κόστος

Είναι καλή ιδέα να αναλύσετε το κόστος σε μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια βάση. Αυτό θα βοηθήσει στην ανάδειξη του παραβλεπόμενου κόστους, όπως τα τέλη εποχιακών εγκαταστάσεων. Για παράδειγμα, μπορεί να πληρώσετε περισσότερα για υπηρεσίες κοινής ωφέλειας το χειμώνα και περισσότερα για εξωραϊσμό το καλοκαίρι. Ομοίως, εάν θέλετε να προγραμματίσετε μια ανακαίνιση την άνοιξη, θα μπορείτε να υπολογίσετε πιο εύκολα αυτά τα έξοδα όταν ο προϋπολογισμός σας αναλυθεί.

2. Κοιτάξτε τις τάσεις

Μπορεί να μην έχετε μια κρυστάλλινη μπάλα για να βλέπετε το μέλλον, αλλά αν παρακολουθείτε τις τάσεις στο χώρο εργασίας και γενικά στη διαχείριση εγκαταστάσεων, θα μπορούσατε να προβλέπετε πως θέλετε να κινηθείτε στο μέλλον, τι ενέργειες θα πρέπει να γίνουν κ.ο.

Θα κάνετε αλλαγές στη διάταξη του φυσικού σας χώρου εργασίας φέτος; Εάν ναι, θα πρέπει να διαθέσετε προϋπολογισμό για κάθε μέρος του έργου. Θέλετε να εξοικονομήσετε ενέργεια; Ο υπολογισμός του κόστους ενσωμάτωσης θα πρέπει να είναι το επίκεντρο.

Όλα εκτός του κανονικού πεδίου διαχείρισης των καθημερινών εγκαταστάσεων θα έχουν κόστος. Το κλειδί για τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού χωρίς εκπλήξεις και περικοπές είναι ο προγραμματισμός.

3. Κοιτάξτε τα μικρά πράγματα

Ο προϋπολογισμός διαχείρισης των εγκαταστάσεών σας είναι περίπλοκος, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να παραμεληθεί ή να αφεθεί στη τύχη του. Ακριβώς όπως η ολοκληρωμένη διαχείριση εγκαταστάσεων είναι μια ανοδική τάση, ο ολοκληρωμένος προϋπολογισμός είναι επίσης σημαντικός. Αυτό σημαίνει προϋπολογισμό για τις εγκαταστάσεις σας μέσω διαφορετικών οπτικών γωνιών.

Πάρτε τον προϋπολογισμό διαχείρισης των εγκαταστάσεών σας και χωρίστε τον σε μεμονωμένα τμήματα. Κοιτάξτε το κόστος για τη λειτουργία κάθε μέρους της εγκατάστασής σας και στη συνέχεια δημιουργήστε μια στρατηγική για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτά τα δολάρια. Για παράδειγμα, η αγορά λαμπτήρων μπορεί να φαίνεται απλή. Είναι όμως αυτό το συνεχές κόστος περισσότερο από την έρευνα μιας πιο αποδοτικής λύσης φωτισμού; Αναγκάζοντας τον εαυτό σας να κάνει προϋπολογισμό σε κλίμακα, σας αναγκάζει επίσης να σκεφτείτε τα σωρευτικά στοιχεία του χώρου εργασίας σας.

4. Δημιουργήστε ένα buffer zone

Ακόμα και ο καλύτερος προϋπολογισμός κρύβει απρόβλεπτα κόστη. Το buffer zone, λοιπόν, είναι το δίχτυ ασφαλείας σας για να μην βγείτε εκτός.

Για παράδειγμα, εάν δεν έχετε προϋπολογισμό σε έναν τομέα και υπερβαίνετε τον προϋπολογισμό σε έναν άλλο, μια απλή μεταφορά μπορεί να εξισορροπήσει τα πράγματα.

Εναλλακτικά, μπορείτε να τοποθετήσετε στην κορυφή του προϋπολογισμού σας ένα εφάπαξ ποσό για γενικά, απροσδόκητα έξοδα. Αυτή η τακτική παρέχει μια ασφάλεια για να αντιμετωπίσετε τυχόν παρεκκλίσεις στο μέλλον.

5. «Πουλήστε» τον στον πελάτη σας

Ίσως το πιο δύσκολο μέρος του προϋπολογισμού για τη διαχείριση εγκαταστάσεων είναι η παρουσίασή του στις εταιρείες και στα στελέχη-πελάτες σας. Απεικονίστε την αξία όπου είναι δυνατόν και αιτιολογήστε τα έξοδα με οφέλη. Εάν αφιερώσατε χρόνο για να προγραμματίσετε καλά και υπεύθυνα όλα τα ενδεχόμενα, δεν θα χρειαστεί να υπερασπιστείτε τον προϋπολογισμό σας τόσο όσο να το εξηγήσετε. Αντλήστε πληροφορίες από τον προϋπολογισμό σας για τον αντίκτυπο που έχουν στο χώρο εργασίας και σταθείτε στο κόστος και τα στοιχεία σας.

Ο προϋπολογισμός δεν είναι ποτέ εύκολος, ανεξάρτητα από το πόστο και την εργασία που ασχολείστε. Για τους διαχειριστές εγκαταστάσεων, υπάρχουν πολλά που πρέπει να λάβετε υπόψη και πολλά που είναι άγνωστα. Όσο περισσότερο λαμβάνετε υπόψη τις μεταβλητές σας, αναγνωρίζετε τις τάσεις και δημιουργείτε ένα buffer zone, τόσο πιο άνετα θα νιώθετε στον τελικό προϋπολογισμό σας. Σημείωση: Φροντίστε να ελέγξετε ξανά και ξανά τους αριθμούς.